Agile – styl pracy, który pomoże Ci skończyć z perfekcjonizmem

Jeśli masz tendencję do snucia ambitnych planów i odległych wizji, ale rzadko wystarcza Ci determinacji, żeby je wdrożyć, przeczytaj ten wpis, bo być może znajdziesz w nim rozwiązanie. Być może agile to styl pracy, który pozwoli Ci w końcu zobaczyć efekty Twoich działań i popchnie do przodu od dawna odkładane sprawy. Być może skończysz z niezdrowym perfekcjonizmem i będziesz działać najlepiej jak potrafisz.

„Nikt nie chce poświęcać się przedsięwzięciu, którego wykonania nie widać końca. Jeśli ciężko pracujesz przez dziewięć miesięcy nad jakimś pomysłem i nie masz się czym pochwalić, brak widocznych efektów pracy może Ci podciąć skrzydła. W końcu się wypalisz. Aby nie stracić motywacji i siły rozpędu wyrób w sobie nawyk pracy krótkimi etapami, których zakończenie da Ci poczucie drobnych zwycięstw (…) Dlatego zadaj sobie pytanie: Czego możemy dokonać w dwa tygodnie?, a następnie wykonaj swoje zadanie”.

Cytat pochodzi z książki „Rework” J.Fried, D.H.Hansson i stanowi wstęp do rozmowy na temat stylu pracy, jakim jest agile.

Jeśli na tę chwilę to słowo niewiele Ci mówi, albo nie słyszałeś/aś go nigdy wcześniej, zupełnie się tym nie martw. Przygotowałam ten wpis właśnie dla Ciebie, aby w najbardziej zrozumiały sposób przybliżyć Ci podstawy agile.

Współautorką tego wpisu jest Paulina Słomka (zawodowo Specjalista ds. Rozwoju Pracowników z 8-letnim doświadczeniem, prywatnie moja znajoma), która sama wykorzystuje agile w codziennej pracy i zgodziła się opowiedzieć nam, na czym polega w praktyce oraz jakie korzyści możemy dzięki niemu osiągnąć.

Zapraszam do przeczytania zapisu naszej rozmowy.

Paulina, skąd dowiedziałaś się o agile, jak długo stosujesz ten styl pracy?

O agile po raz pierwszy usłyszałam gdy zaczęłam pracę w IBM, czyli ok półtora roku temu. Od tamtej pory pracuję w tym właśnie stylu i chyba nie zamieniła bym go już na żaden inny.

Zacznijmy od podstaw. Co to jest agile? Jak wytłumaczyłabyś to słowo osobie, która nie spotkała się z nim nigdy wcześniej?

Agile to opis stylu pracy, który w bardzo dużej mierze zakłada elastyczność i gotowość na zmiany, dostosowanie się do nich tak, aby końcowe rozwiązanie spełniało oczekiwania odbiorcy. Agile zakłada, że podczas realizacji projektu cały czas współpracuje się z odbiorcą/klientem. Agile  w języku polskim to „zwinne” zarządzanie projektami.

Zatrzymajmy się na chwilę w tym miejscu. Wspomniałaś o kliencie. A co jeśli nie pracujemy dla klientów zewnętrznych, tylko jesteśmy zatrudnieni na etacie, albo chcemy działać w sieci, np. prowadząc bloga, czy w tym kontekście agile również się sprawdzi?

Oczywiście. Pod pojęciem „klient” kryje się dla mnie nie tylko ktoś, kto dosłownie kupuje moje produkty lub usługi. Ja sama w pracy mam jedynie klientów wewnętrznych. Odbiorcami mojej pracy są inni pracownicy firmy, to dla nich powstają różne rozwiązania związane z edukacją i rozwojem.  Zwinny styl pracy i jego podstawowe narzędzia sprawdzą się również po prostu do planowania swoich własnych projektów – szczególnie jeśli chodzi o ustalanie priorytetów.

Skąd się wzięło agile?

Wszystko zaczęło się w 2001 roku, kiedy powstał tak zwany „Manifest Zwinnego Rozwoju Oprogramowania”. Są tam cztery podstawowe założenia, na których opiera się agile:

  1. Ludzi i interakcje cenimy bardziej niż procesy i narzędzia.
  2. Działające oprogramowanie jest ważniejsze niż obszerna dokumentacja. Ona jest, ale ma być zwięzła i aktualna.
  3. Bardziej niż negocjowanie formalnych umów ceni się współpracę z Klientem.
  4. Większy nacisk kładziemy na reagowanie na zmiany niż na podążanie za przygotowanym na początku planem.

Każdy projekt ma swoje określone zmienne: czas, koszty, jakości i zakres.

W tradycyjnych metodologiach zarządzania projektami planuje się wszystko na początku. Zakres jaki dostarczamy Klientowi jest ściśle określony, a najczęściej zmienia się albo czas albo koszty. Jeśli koszty rosną za bardzo, często rezygnuje się z jakości. W Agile czas i koszty są stałe i ściśle określone. Nie zmienia się też jakość, bo nacisk jest na dostarczenie dobrej jakości produktu. Zmienić się natomiast może zakres jaki dostarczamy dla Klienta.

Nie ma tutaj miejsca na podejście: „Za wszelką cenę dowieziemy w 100% zakresu. Nieważne jak długo to potrwa i ile będzie kosztowało”. Agile oznacza, że odbiorca dostanie produkt w uzgodnionym czasie, cenie i jakości. Pytanie – ile zdążymy wykonać? Chcemy zrealizować 100% ale odbiorca/klient musi określić, które z przygotowanych kwestii są kluczowe i z których nie można zrezygnować, a które to takie „nice to have”.

Na czym w praktyce polega agile?

Gdybyśmy mieli określić Agile jednym zdaniem albo pytaniem, to z pewnością pojawiło by się pytanie „Jak mogę to zrobić lepiej następnym razem?„.

Trzy główne zasady pracy zwinnej:

  1. Dokładne określenie tego co chcemy osiągnąć – jakie mamy priorytety na których chcemy się skupić.
  2. Praca iteracyjna, czyli częste dostarczanie i nie czekanie na moment, kiedy produkt/usługa/rozwiązanie będzie perfekcyjne. Ta zasada zakłada uczenie się po drodze i korygowanie różnych błędów, które pojawiają się podczas realizacji projektu.
  3. Współpraca i komunikacja plus wizualizacja postępu prac (tablica kanban).

Jak wizualizować postępy swojej pracy? Czy masz na to sprawdzone, skuteczne sposoby?

Może to być bardzo prosta tabela, podzielona na kilka kolumn np.: do zrobienia, w trakcie realizacji (ta część czasami rozbija się na kilka osobnych kolumn aby zaznaczyć na jakim etapie realizacji znajduje się konkretne zadanie – 25% / 50% / 75%, zrobione.

Można taką tablicę stworzyć po prostu na ścianie i wykorzystać małe samoprzylepne karteczki. Miłośnicy technologii i aplikacji na pewno docenią programy, takie jak np. Trello.

agile

Porozmawiajmy chwilę o Twoich doświadczeniach. Co było dla Ciebie najtrudniejsze, gdy zaczynałaś pracować stylem agile?

Pewną trudność stanowiło przestawienie się na inny sposób myślenia o planowaniu i realizacji planów oraz o wyznaczaniu priorytetów.

Ponieważ uwielbiam uczyć się nowych rzeczy, przejście na nowy rodzaj pracy nie było dla mnie osobiście trudne. Wiele osób może mieć jednak na początku obawy czy zwinny sposób pracy się sprawdzi.

Dla mnie zwinne zarządzanie projektem pomogło na nowo odkryć bardzo ważna kwestię – przecież nie da się robić wszystkiego na raz. Mam listę rzeczy do zrobienia i ona może być bardzo długa, ale na najbliższą tzw. iteracje wybieram konkretne zadania i skupiam się tylko na nich. Inne sprawy muszą poczekać.

Jeśli na taki rodzaj współpracy godzą się obie strony (zespół w którym pracuje oraz nasz odbiorca/klient, nawet jeśli jest nim klient wewnętrzny w firmie) to jest to bardzo „wyzwalające” z niepotrzebnej presji i uwalnia od stresującego forsowania priorytetów  (bo nagle coś musi być zrobione na przysłowiowe przedwczoraj).

Jak można zastosować metodologię agile w codziennym życiu?

Po pierwsze zdefiniować sobie co dla mnie oznacza, że dany projekt będzie gotowy (definition of done). Następnie ustalić sobie czas realizacji i podzielić to na iteracje – w jakich blokach czasowych pracujemy (np. 2 tygodnie). Dla każdego takiego bloku czasowego planujemy określony zakres prac.

Należy uważać, żeby nie brać na siebie więcej zadań, niż rzeczywiście jesteśmy w stanie wykonać w tym czasie. Nadal chcemy dostarczać produkty lub usługi dobrej jakości.

Po drugie monitorujemy postępy swoich prac i pokazujemy je odbiorcy/klientowi. I tutaj bardzo dobrze sprawdza się tak zwany Kanban czyli tablica, o której wspomniałam wcześniej, na której widzimy rzeczy do zrobienia, te które są w trakcie realizacji i te, które udało nam się zrobić.

Po trzecie, po każdym takim bloku czasowym zastanawiamy się co można zrobić lepiej. Robimy tak zwane RETRO, gdzie zadajemy 3 pytania: Co poszło dobrze? Co poszło źle? Co wymaga jeszcze wyjaśnień / gdzie są znaki zapytania?

Paulina, dlaczego Twoim zdaniem warto stosować agile?  Bo mamy jasno określony czas działania. Oduczamy się perfekcjonizmu – rozwiązanie nie musi być idealne, ma działać. Uczymy się dobrze szacować ile zajmą nam różne czynności.

W zespole wszyscy wiedzą co się dzieje w projekcie i są w stanie pomóc sobie nawzajem w realizacji konkretnych działań. Uczymy się wyznaczania priorytetów i faktycznego trzymania się ich. Jeśli dochodzi dodatkowa rzecz do zrobienia, coś musi z naszej listy wypaść  (albo… albo…).

Na co trzeba zwrócić szczególną uwagę, jakie warunki spełnić, aby działanie z zastosowaniem metodologii agile było efektywne?

Agile wywodzi się projektów informatycznych,  ale tak naprawdę można zastosować go również w innych zespołach. Trzeba mieć otwarty umysł na nowy sposób pracy i komunikowania się. Tak naprawdę zwinnego zarządzania projektami najlepiej uczyć się w praktyce czyli po prostu zacząć.

Podsumowując, gdybyś miała krótko poradzić osobie, która nie pracowała stylem agile – od czego zacząć?

Zaczynamy od ustalenia, co konkretnie mamy zrobić, jaki jest zakres projektu. Od zdefiniowania co w projekcie jest absolutnym „must have” i z czego nie możemy zrezygnować, a co jest swojego rodzaju dodatkiem „nice to have„, z czego ewentualnie można zrezygnować bez szkody dla całości.

Następnie określamy ramy czasowe projektu i decydujemy, w jakich interwałach pracujemy i komunikujemy się z odbiorcą.

Planujemy pierwszą iterację, czyli określamy zakres pracy w danym bloku czasowym. Reszta dzieje się na bieżąco.

Dziękuję Paulinie za podzielenie się cenną wiedzą, doświadczeniem i praktycznymi wskazówkami na temat stylu pracy agile. Czy ten system zadziała u Was, spróbujcie i oceńcie sami. Jeśli pojawią się pytania, piszcie w komentarzach, odpowiemy. Zapraszam Was gorąco na bloga Pauliny: Notes Pomysłów, gdzie dzieli się swoimi pomysłami na produktywną pracę, swój własny rozwój oraz naukę i nauczanie online.

Paulina Słomka

Specjalista ds. Rozwoju Pracowników z 8 letnim doświadczeniem. Obecnie odpowiedzialna za koordynację możliwości rozwojowych dla managerów. Trener, projektant i twórca szkoleń tradycyjnych oraz scenariuszy e-learning. Zafascynowana wirtualnym światem edukacyjnym. Pasjonatka zarządzania sobą w czasie i efektywnej pracy z głową.

Zostaw komentarz

Dodając komentarz, wyrażasz zgodę na to, że będę przetwarzać Twoje dane zgodnie z Polityką Prywatności. Twój adres e-mail nie będzie widoczny. Wymagane pola są oznaczone *

Przewiń do góry